JAKARTA – Badan Kepegawaian Negara (BKN) sedang membangun Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN). Menurut Kepala BKN, Bima Haria Wibisana, SIASN adalah rangkaian informasi dan data Pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi berbasis teknologi.
“SIASN dibangun dan dikembangkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan publik terutama layanan administrasi kepegawaian melalui penyederhanaan bisnis proses administrasi kepegawaian seperti penetapan NIP pegawai, kenaikan pangkat pegawai, mutasi dan rotasi pegawai, penetapan pensiun pegawai, serta peningkatan efektivitas pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan norma standar prosedur dan kriteria kepegawaian,” kata Bima menjelaskan, di Jakarta, Jumat (11/12).
Selain itu, kata dia, SIASN dibangun dan dikembangkan untuk
meningkatkan kualitas data kepegawaian sekaligus mendorong terciptanya Satu Data ASN sebagaimana diamanatkan Perpres Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia. Sistem ini juga dibangun dalam rangka melaksanakan berbagi pakai data (data interoperability) kepegawaian untuk mendukung penyusunan kebijakan manajemen ASN berbasis data atau evidence based policy dan peningkatan kesejahteraan ASN.
“Dalam rangka percepatan pelaksanaan sistem merit dan talent management berbasiskan data ASN yang berkualitas,” katanya.
Bima juga menjelaskan prinsip pembangunan SIASN. Prinsip SIASN adalah green application system di mana seluruh layanan administrasi kepegawaian berbasis paperless. Artinya instansi tidak lagi menyampaikan berkas atau dokumen ke BKN sebagai persyaratan administrasi kepegawaian dalam bentuk hardcopy. Tapi berkas diserahkan dalam bentuk file melalui sistem.
“Dengan demikian proses verifikasi dan validasi persyaratan administrasi kepegawaian dapat dilakukan dari mana dan kapan saja,” ujarnya.
Selain itu, lanjut Bima, layanan administrasi kepegawaian berbasis paperless, potensi dokumen hilang dapat diminimalisir. Karena seluruh data tersimpan dalam database Document Management System (DMS).
“Untuk selanjutnya sebagian kebutuhan persyaratan administrasi kepegawaian sudah tersedia di database DMS, maka instansi tidak perlu lagi menyampaikan dokumen yang sama ke BKN, tetapi sistem akan langsung menarik dari database DMS,” katanya.
Output dari layanan administrasi kepegawaian dalam bentuk Pertimbangan Teknis (Pertek), kata Bima, juga ditandatangani secara digiital atau digital signature. Maka, seluruh output kepegawaian dapat ditandatangani oleh pejabat berwenang dari mana saja dan kapan saja, sepanjang tersedia koneksi jaringan internet tanpa harus menunggu pejabat tersebut hadir di kantor.
“SIASN juga didukung dengan system knowledge management (Help Desk Management System) atas layanan administrasi kepegawaian. Substansi knowledge management akan disajikan dalam bentuk Frequently Asking and Question (FAQ). Sehingga masyarakat dapat mencari informasi sesuai dengan kebutuhannya berdasarkan peraturan perundang-undangan,” ungkapnya.
Bima menambahkan, SIASN juga dilengkapi dengan dashboard perkembangan data ASN secara real time dari waktu ke waktu. Ini mengingat pembangunan SIASN bertujuan untuk meningkatkan kualitas data ASN dan mendorong terciptanya berbagi pakai data ASN. Khususnya untuk pelaksanaan manajemen ASN dan pengambilan kebijakan terkait ASN yang berbasiskan data. “Dashboard data ASN disajikan dalam bentuk grafik dan spasial,” katanya.
Dengan begitu, kata dia, ini akan memudahkan pengambil kebijakan melakukan analisis data dengan cepat. Dashboard juga dapat diakses oleh instansi terkait baik di internal BKN maupun di luar BKN sebagai pengelola manajemen ASN. Diharapkan, dengan ini kualitas kebijakan manajemen ASN akan jauh baik karena berbasiskan pada data yang sebenarnya.
“Melalui data ASN yang terintegrasi dan semakin berkualitas, maka setiap ASN dapat dilakukan analisis gap competency-nya dan dapat disajikan dalam bentuk spider web analysis maupun nine box analysis. Gap Competency ini pada akhirnya dapat mendukung pelaksanaan system merit di instansi pemerintah,” ujarnya.
Sejalan dengan SIASN, kata Bima, BKN juga mengembangkan aplikasi MySAPK. Aplikasi ini berbasis android dan iOS yang memungkinkan setiap pegawai dapat melakukan update datanya secara mendiri. Sekaligus melihat perkembangan kualifikasi, kinerja dan kompetensinya sebagaimana tercatat di database BKN.
“Dengan demikian, seluruh ASN akan selalu mendapatkan informasi yang update tentang dirinya melalui aplikasi MySAPK. Aplikasi MySAPK juga terintegrasi dengan data Taspen. Sehingga setiap ASN dapat mengetahui besaran haknya di Taspen seperti Tunjangan Hari Tua misalnya,” kata Bima.
Tidak hanya itu, aplikasi ini juga, kata dia, terhubung dengan data BPJS Kesehatan. Dengan aplikasi ini, setiap ASN dapat mengetahui hak-hak asuransi kesehatannya. Selain itu, melalui aplikasi MySAPK, setiap pegawai juga akan mendapatkan notifikasi atau ucapan dari BKN terkait ucapan ulang tahun, update peraturan kepegawaian, maupun notifikasi atas progress layanan administrasi kepegawaiannya di BKN.
“Dengan demikian, setiap pegawai tidak perlu datang ke BKN hanya untuk sekedar mengetahui status administrasi kepegawaian,” ujarnya.
Sesuai amanat UU Nomor 5 Tahun 2014 dan PP Nomor 11 Tahun 2017, kata Bima, maka SIASN harus terintegrasi dengan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) yang dikelola instansi. Maka dalam pembangunan SIASN dipastikan mudah diintegrasikan dengan SIMPEG. Karena telah disediakan data referensi dan web service sebagai media pertukaran data antara SIASN dan SIMPEG. ags/N-3
