Tim dari PT Pupuk Indonesia (Persero) pada Jumat (19/8/2022) mengunjungi PT Semen Padang untuk melaksanakan benchmarking terkait pengawasan kearsipan.
Kedatangan peserta benchmarking disambut Ketua Tim Kearsipan PT Semen Padang Nelvi Irawati didampingi Staf Unit Sistem Manajemen, Mulya Andhika Putra, Desra Fitri dan Reni Sari Ramadhani selaku Koordinator Kearsipan PT Semen Padang serta Arsiparis PT Semen Padang, Randi Delfiandre dan Yan Faunas Syaf dan Pengelola Kearsipan yang Bersertifikasi Nasional, Hendri Yadi di Ruang Rapat Lantai 1 Kantor Pusat PT Semen Padang, (19/8).
Kepala Unit Humas & Kesekretariatan PT Semen Padang Nur Anita Rahmawati mengatakan, kedatangan tim PT Pupuk Indonesia (Persero) tersebut bertujuan untuk membahas lebih lanjut tentang kearsipan, karena Unit Kearsipan PT Pupuk Indonesia masih memulai membuat aturan, sistem tentang pengelolaan arsip agar sesuai dengan prosedur.
“Bagi PT Semen Padang kunjungan ini merupakan sebuah kebanggaan, karena Unit Kearsipan PT Semen Padang yang telah dua kali meraih Akreditasi A (sangat baik) dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dijadikan sebagai tempat benchmark. Mudah-mudahan ini bisa menjadi penyemangat bagi kita untuk bisa lebih baik lagi ke depan,” kata Nur Anita.
Ketua Tim Kearsipan, yang juga merupakan Kepala Unit Sistem Manajemen PT Semen Padang, Nelvi Irawati menyambut baik kedatangan peserta benchmarking, guna membahas lebih lanjut tentang kearsipan, karena Unit Kearsipan PT Pupuk Indonesia masih memulai membuat aturan, sistem tentang pengelolaan arsip yang baik, sesuai standar akreditasi yang ditetapkan oleh ANRI.
“Mewakili Direksi PT Semen Padang kita merasa senang bisa dikunjungi PT Pupuk Indonesia yang sedang memulai pengelolaan kearsipan sesuai standar akreditasi yang ditetapkan oleh ANRI,” ujar Nelvi.
Unit Kearsiapan PT Semen Padang, kata Nelvi, meraih Akreditasi A dari ANRI pada tahun 2015 dan 2021. Hal ini menunjukkan bahwa PT Semen Padang sudah sangat baik dalam pengelolaan unit kearsipannya, sesuai standar yang ditetapkan oleh ANRI. Pengelolaan kearsipan juga berkaitan dengan transparansi tata kelola perusahaan serta kepedulian pimpinan, sehingga bermanfaat sebagai pedoman dalam pengelolaan persuratan dan kearsipan di perusahaan.
“Arsip merupakan informasi penting. Siapa pun yang mendapat informasi, maka dia mendapat knowledge (pengetahuan). Orang yang mendapat informasi, dia akan teredukasi. Itulah arsip sesungguhnya. Arsip harus hadir dan dia berada di garda terdepan memberikan kepastian, karena arsip merupakan bukti otentik,” tutur Nelvi.
Wakil Kepala Kesekretariatan PT Pupuk Indonesia, Erry Friedayanti mengatakan, dipilihnya PT Semen Padang sebagai tempat kunjungan benchmarking pengawasan kearsipan perusahaanya, karena pengalaman PT Semen Padang dalam pengelolaan kearsipan tidak diragukan lagi, terbukti telah meraih kembali akreditasi A dari ANRI untuk kedua kalinya pada tahun 2021 lalu.
“Sepengetahuan kami, sebelum tahun 2021, pada tahun 2015, PT Semen Padang juga telah meraih Akreditasi A untuk unit kearsipannya. Untuk itu kami ingin menggali lebih jauh bagaimana aturan, sistem tentang pengelolaan arsip yang ada di PT Semen Padang, sehingga bisa juga kami terapkan di PT Pupuk Indonesia,” kata Erry.
Dikatakan Erry, selain itu kita juga ingin mendapatkan penjelasan mengenai proses akreditasi baik saat masa persiapan maupun saat penilaian da juga ingin memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka mendapatkan akreditasi yang baik sebagai landasan membangun sistem kearsipan yang baik.
“Akreditasi adalah salah satu langkah bagi kita untuk mengukur kelayakan dan mutu, berdasar standar yang sudah ditetapkan oleh ANRI. Di sisi lain akreditasi juga menjadi penghargaan bagi SDM kearsipan yang telah melakukan pengelolaan kearsipan. Kami menyadari diperlukan persiapan yang panjang dan matang sebelum mengajukan penilaian akreditasi tersebut,” tambahnya.
Pada kesempatan itu peserta benchmarking juga mengunjungi Gedung Sentral Arsip PT Semen Padang dan salah satu unit kerja yang memiliki penataan arsip terbaik di PT Semen Padang serta tempat pemusnahan arsip, yakni kiln pabrik Indarung VI PT Semen Padang.
Peserta benchmarking terdiri dari Wakil Kepala Kesekretariatan PT Pupuk Indonesia Erry Friedayanti dan Staf Kesekretariatan Rian Andryani, Tri Alida Wicaksono, Rilantau Anggi Asa, Adang Riswanto, Staf Pelayanan Arsip PT Petrokimia Gresik Ari Riski Harianto, Staf Kesekretariatan PT Petrokimia Gresik Nur Muhammad W, Staf Kesekretariatan PT Pupuk Kujang Fredi Hermawan, Wakil Kepala Tata Kelola & Manajemen Risiko PT Pupuk Sriwidjaja Palembang, Staf Kesekretariatan PT Pupuk Sriwidjaja, Septy Handayani, M. Riduan, Amancik serta Staf Kesekretariatan PT Pupuk Indonesia Utilitas, Marlita Diliana. (*)
