SMK N 1 Batusangkar Febrison, M.Pd.T.(IST)
PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) merupakan sebuah lembaga yang bertanggung jawab dan berwenang untuk mengelola serta menyampaikan informasi yang dimiliki oleh badan publik.
Ini sesuai dengan amanat UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Setiap badan publik diharuskan memiliki lembaga ini sebagai wadah untuk memenuhi tuntutan keterbukaan informasi bagi masyarakat.
Dengan keberadaan PPID, maka masyarakat yang akan mengajukan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit, karena pelayanan permohonan informasinya dapat dilakukan satu pintu melalui PPID.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.
SMK Negeri 1 Batusangkar sebagai sebuah sekolah yang sekaligus juga merupakan sebuah Badan Publik, ikut dalam ajang keterbukaan informasi yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi (KI) Provinsi Sumatera Barat.
SMK Negeri 1 Batusangkar ditunjuk untuk ikut dalam kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) KI Sumbar ini, atas rekomendasi dari Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat. Sekolah ini merupakan salah satu sekolah peserta monitoring dan evaluasi dari 113 sekolah tingkat SMA/SMK/MA di Provinsi Sumatera Barat.
Melalui Surat Keputusan Komisi Informasi, SMK Negeri 1 Batusangkar mendapat kesempatan untuk ikut dalam kegiatan tersebut. Kesempatan ini tentunya disambut dengan sungguh-sungguh oleh kepala sekolah melalui pengelolaan tangan dingin Wakil Kepala sekolah bidang Humas.
Keseriusan sekolah dalam mengikuti monev ini dibuktikan dengan mendirikan PPID yang diberi nama “PPID KITA”, sesuai dengan motto pelayanannya yaitu Komunitatif, Informatif, Transparan dan Akuntabel (KITA).
Kepala sekolah bersama wakil bidang humas dalam waktu singkat membentuk tim PPID mendirikan Kantor PPID dan melengkapi seluruh kelengkapan dokumen serta sarana prasarananya.
Tim PPID dibentuk dengan atasan langsung kepala sekolah dan diketuai oleh Wakil kepala sekolah bidang Humas, serta dilengkapi oleh jajaran struktur bidang pengelolaan informasi, pelayanan dan IT. Pengelolaan PPID ini, dijalankan oleh jajaran struktur sebanyak 12 orang.
Selain itu, tentunya tim ini tidak dapat bekerja dengan baik tanpa adanya dukungan dari stakeholder dan seluruh warga sekolah. Ruang atau kantor PPID didirikan pada posisi yang representatif pada ruang pertama gedung kantor SMK Negeri 1 Batusangkar.
Bangunan ini merupakan alih fungsi ruang yang sudah direnovasi sesuai kebutuhan, sehingga layak dijadikan kantor PPID. Ruang kantor ini menjadi pintu pertama yang harus dilalui setiap pemohon informasi yang bermaksud mengajukan permohonan informasi ke SMK Negeri 1 Batusangkar.
Setiap harinya ruangan ini akan selalu buka, dan setiap tamu/pemohon informasi yang datang akan dilayani oleh petugas piket pelayanan yang sudah ditugaskan setiap harinya. Dalam melayani pemohon informasi, petugas PPID sudah mengatur jadwal petugas pelayanan untuk standby menunggu tamu atau pemohon informasi yang datang mengajukan permohonan informasi.
Pengelolaan PPID ini melibatkan tim PPID sebagai pelaku utama. Kemudian, pengelolaan ini tentunya tidak terlepas juga dari keterlibatan seluruh unsur pimpinan sekolah, majelis guru, pegawai dan warga sekolah secara umum.
Tim PPID yang ditugaskan untuk mengelola lembaga ini sudah bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing. Petugas pelayanan bertugas melayani pemohon informasi.
Sedangkan, tenaga Publikasi dan Informasi bertugas sebagai pengelola informasi sehingga informasi tersebut terdokumentasi dan terpublikasikan di seluruh media sekolah seperti Website PPID, Facebook, Youtube dan Instagram SMK Negeri 1 Batusangkar.
PPID ini telah memberikan kontribusi luar biasa terhadap seluruh bidang kegiatan sekolah. Hal ini dibuktikan dengan terdokumentasi serta terpublikasikan dengan baik seluruh kegiatan sekolah, sehingga publik atau masyarakat dapat mengetahui perkembangan sekolah. Selain itu, dengan adanya lembaga PPID ini alur pelayanan sekolah terkait kebutuhan informasi yang diinginkan masyarakat dapat tertata dengan baik.
Pelayanan yang dilakukanpun terarah sehingga pemohon informasi tidak bingung dan ragu ke bagian mana yang harus dituju, karena melalui PPID nantinya petugas pelayananlah yang akan mendampingi serta menunjukkan alur dan proses yang akan dilakukan berikutnya oleh pemohon informasi.
Puncak dari keseluruhan proses yang sudah dilakukan oleh PPID yaitu terlaksananya kegiatan monitoring dan evaluasi ke PPID KITA SMK Negeri 1 Batusangkar. Kegiatan monev ini dilakukan oleh Komisioner dari Komisi Informasi Provinsi Sumatera Barat.
Tahap pertama yaitu kegiatan penilaian secara Daring melalui pengisian kuisioner keterbukaan informasi. Kemudian, tahapan berikutnya yaitu tahap visitasi Faktual. Kegiatan ini merupakan tahapan penilaian secara langsung dokumen PPID yang sebelumnya sudah dikirimkan melalui aplikasi E- Monev, sesuai dengan kuisioner yang sudah diisi oleh masing-masing Badan Publik.
Namun, tidak semua Badan Publik dapat melanjutkan ke tahap ini, karena hanya badan publik yang memenuhi persyaratanlah yang bisa lanjut ke tahap visitasi faktual ini.
Dalam monev tahun ini untuk kategori sekolah, hanya 14 sekolah dari 113 badan publik yang berhasil sampai pada tahap visitasi faktual ini.
Selanjutnya, badan publik yang masuk dalam nominasi ini akan divisitasi factual secara langsung oleh Komisioner KI Sumbar. Setelah proses visitasi akan muncul hasil 3 besar badan publik yang akan melanjutkan ke tahapan berikutnya.
Alhamdulillah PPID KITA SMK Negeri 1 Batusangkar menjadi satu-satunya badan publik di Kabupaten Tanah Datar yang berhasil melanjutkan ke tahap persentasi terkait pengelolaan PPID pada badan publik masing-masing.
Tahapan presentasi ini merupakan tahapan terakhir dari proses penilaian. Selanjutnya, sampailah pada puncak anugrah keterbukaan informasi yang dilaksanakan pada tanggal 12 Desember lalu, di Hotel Truntum Padang.
Dalam acara puncak ini diberikan berbagai anugrah terhadap badan publik. Pada kegiatan anugrah keterbukaan informasi tahun 2022 yang dilaksanakan Komisi Informasi ini, SMK Negeri 1 Batusangkar yang baru tahun pertama mengikuti ajang ini berhasil meraih anugrah PPID Informatif dan juga membawa pulang piala sebagai juara 3 keterbukaan informasi publik untuk kategori sekolah SMA/SMK/MA tingkat provinsi Sumatera Barat.
Ukiran sejarah panjang berdirinya PPID KITA sampai berhasil memperoleh gelar PPID Informatif tidak terlepas dari sentuhan berbagai pihak mulai dari warga sekolah sampai instansi Pembina.
Semoga untuk kedepannya PPID KITA SMK Negeri 1 Batusangkar dapat menjaga komitmen untuk tetap terbuka terhadap informasi serta dapat meningkatkan prestasinya di tahun yang akan datang. (***)
